Status Storan Microsoft 365 USM & Kaedah Back up Email - Staf

Assalamualaikum & Salam Sejahtera,

Susulan dari emel bertarikh 18/7/2024 1:35 PM berkaitan M365 Hari Pembersihan Storan (Storage Clearing Days), berikut dimaklumkan status terkini dan usaha pengurangan storan USM. Pembersihan storan bagi penggunaan Outlook dan OneDrive masih giat dijalankan supaya jumlah storan keseluruhan organisasi USM berkurangan kepada 350 TB  sebelum 1 Ogos 2024. Hal ini bagi membolehkan perkhidmatan emel Outlook dan OneDrive digunakan seperti biasa pada 1 Ogos 2024.

1. Status semasa (23 Julai 2024 8:32am) penggunaan storan bagi tenant usm.my adalah seperti berikut: 425.78 TB melebihi 371 TB yang dibekalkan (penggunaan melebihi 53.81 TB).  Semua staf adalah dikehendaki membersihkan akaun masing-masing supaya storan keseluruhan organisasi USM adalah kurang daripada 350 TB SEBELUM 1 OGOS 2024. Dari segi penggunaan keseluruhan storan, storan emel perlu diberi fokus untuk dikurangkan . Saranan PPKT adalah sekurang-kurangnya ke 8GB. Limit storan Outlook ialah 10GB bagi akaun staf . Mohon kerjasama semua pengguna termasuk owner/pemilik akaun jabatan contohnya This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. untuk delete emel yang bersaiz besar(terutamanya dari Pentadbir Emel USM yang tidak penting lagi). Pastikan EMPTY DELETED ITEMS untuk clear storan akaun masing-masing.

2. Sehubungan dengan itu, semua warga kampus USM di minta untuk melakukan pembersihan emel dan anda boleh merujuk kepada lampiran video di bawah sebagai rujukan. Terdapat 2 pilihan untuk backup emel bagi mengurangkan storan emel.

Link 1: https://shorturl.at/NmBwB - Outlook PST File (Berdurasi 1 min 6 saat)

Video tutorial berkaitan mengarkibkan email lama ke dalam bentuk pst. Fail pst akan disimpan ke dalam local computer. Kemudian attach semula pst file ke aplikasi Outlook untuk kegunaan seperti biasa.

Link 2: https://shorturl.at/wjuZ0 - Outlook Add Other Account (Berdurasi 1 min 32 saat)

Video tutorial berkaitan menambah akaun personal dan drag email-email bersaiz besar ke akaun personal .

3. Anda juga dijemput bagi menghadiri sesi TechTalk secara atas talian (online) pada 24 Julai 2024, 9.30 pagi (Rabu) berkaitan status semasa krisis storan yang sedang dihadapi oleh Universiti Sains Malaysia. Tuan/puan boleh merujuk emel dari Hebahan Kejuruteraan mengenai TECHTALK@PPKT-ENG 2/2024 yang bertarikh 17 Julai 2024, 12:17pm.

Untuk maklumat lanjut, tuan/puan boleh hubungi Servisdesk PPKT di talian 04-6534400.

Sekian, untuk perhatian dan tindakan tuan/puan seterusnya.